Die richtige Datensicherung für KMUs

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Mein Gott! Es ist passiert! Ein wichtiges Projekt wurde abgeschlossen, wochenlange Arbeit hat endlich sein Ende gefunden und zwar noch rechtzeitig vor dem Abgabetermin. Und jetzt das: der Datencrash. Alle Daten sind weg! Wie man den Datencrash mit der richtigen Datensicherung verhindern kann… Bei jungen Unternehmen ist es oft die fehlende Erfahrung und der Mangel an Zeit. Bei älteren Unternehmern liegt es häufig am nicht vorhandenen technischen Verständnis. Da werden wichtige Dokumente, Arbeitsmappen und andere Dateien auf der Festplatte abgelegt und kein Gedanke an einen möglichen Daten-GAU verschwendet. Ist es dann passiert, ist es oft zu spät.

Verlorene Daten retten (wenn möglich)

Einem mir bekannten Unternehmen hat ein Datencrash beinahe die Existenz gekostet. Es wurde zwar eine Datensicherung erstellt, diese wurde aber nur auf einer anderen Partition der Server-Festplatte gespeichert. Der Controller der Festplatten ist abgeraucht und hat alle Festplatten mit in den Tod gerissen. Nur ein Spezialist konnte die wichtigsten Daten retten. Kostenpunkt damals: 8000€. Aber nicht jeder hat soviel „Glück“. Das Wiederherstellen von Daten funktioniert nur, wenn die Datenträger noch in guter Verfassung sind und nicht schon mehrfach überschrieben wurden. Und selbst dann gibt es keine Garantien. Hat man das Pech, dass einem der Raum abbrennt, in dem der Server stand, kann oft auch der beste Spezialist nicht helfen. Daher ist es elementar, dass die eigene Datensicherung wasserdicht ist.

Datensicherung fängt offline an

Wer über Datensicherung spricht, meint zumeist das Sichern von digitalen Daten. Aber weit gefehlt, dass es damit getan wäre! Denken Sie nur daran, was passieren würde, wenn alle Ihre Geschäftsunterlagen oder auch Ihre persönlichen Dokumente wie Geburtsurkunden, Verträge, Fahrzeugscheine, Policen, Fotos, Videos etc. bei einem Brand verloren würden. Schlimmer kann ein beruflicher Datencrash nicht sein. Daher gilt es hier ebenso vorzusorgen: Kopieren Sie alle wichtigen Unterlagen und nicht digitale Medien, auf die Sie nie und nimmer verzichten wollten. Und dann deponieren Sie die Kopien an einem sicheren Ort. Es reicht schon ein Familienmitglied, dass ein paar Straßen weiter wohnt. Hauptsache nicht zu hause.

Das Handy muss auch gesichert werden

Das Handy vergisst man ganz gerne bei der Datensicherung. Was soll hier schon groß passieren? Aber denken Sie daran, dass das Handy die klassische Visitenkarten-Kartei abgelöst hat. Auf diese wollen Sie ebenso wenig verzichten, wie auf Ihre Kontakte in Ihrem Handy. Von daher sollten Sie in regelmäßigen Abständen die Daten von ihrem Handy auf Ihren PC synchronisieren. Lagern Sie Ihre Daten komplett in der Cloud (also auf Speichern, die von jedem Rechner mit Internetanschluss aus erreicht werden können) aus, haben Sie schon ganz gute Sicherheit.

Entwürfe von Unterwegs / Arbeiten in der Cloud

Wenn wir schon beim Handy und der Cloud sind: oft hat man unterwegs Ideen. Oder aber man liegt abends im Bett und hat noch eine zündende Idee, die man noch eben im Handy festhält. Am besten speichert man diese Idee dann nicht auf dem internen Speicher im Handy (weil wir wissen ja, dass lokaler Speicher unsicherer Speicher ist), sondern irgendwo in der Cloud. Für Textentwürfe kann ich Google Docs oder Evernote besonders empfehlen. Einfach den Client auf verschiedenen Geräten installieren und schon hat man von überall Zugriff auf die in der Cloud zentral abgelegten Entwürfe und Ideen.

Die Datensicherung verbessern

Kommen wir zur Datensicherung ansich. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten die Datensicherheit zu verbessern. Sei es durch Maßnahmen oder die richige Hardware:

Eine gespiegelte interne Festplatte

Datensicherung kann auch bedeuten, das eigene Arbeitsgerät, sprich den PC, zu sichern. Installiert man das Betriebssystem auf einer mit Raid 1 gespiegelten Festplatte, ist das System weiter einsatzfähig, wenn eine der beiden Festplatten kaputt geht. Ebenso ist es natürlich mit den Arbeitsdaten darauf. Geht eine Platte kaputt, sind die Daten noch auf der anderen gespiegelt vorhanden. Aber: das ist keine richtige Datensicherung, sondern nur ein Minimalschutz vor Datenausfall.

Datensicherung auf USB Sticks oder Flash-speicher

Sind die Datenmengen überschaubar (sagen wir bis max. 64GB), kann man seine Daten täglich auf einem USB-Stick sichern. Diesen Stick nimmt man dann aus dem Büro mit nach Hause oder schließt ihn in einen feuersicheren Safe ein. Besser als die interne Platte, aber oft nicht genug. Erstens verliert man einen solchen Stick ganz gerne. Zweitens halten USB-Sticks nicht zwangsweise ewig. Und drittens: Gerät ein USB-Stick verloren und in fremde Hände, kann das ganz schön geschäftsschädigend werden. Hat man keine extrem sensiblen Daten, ist der USB-Stick aber eine günstige Alternative.

Sicherung auf eine externe Festplatte

Ähnlich wie die Sicherung auf einem USB-Stick. Aber etwas vorteilhafter, wenn man zum Beispiel gespiegelte externe Festplatten verwendet. Diese haben dann in sich noch eine Sicherung durch die Spiegelung und liefern somit mehr Sicherheit. Am besten man verwendet 2 verschiedene externe Festplatten und sichert nachts immer auf eine der beiden. Die andere liegt sicher an einem anderen Ort.

Daten im NAS oder San

Profis verwenden häufig einen Fileserver mit angeschlossenem SAN oder NAS. Ein NAS ist ein Speicher, der irgendwo im Netzwerk hängt. Also ein eigenständiges Gerät, welches durch eine oder mehrere Festplatten, Speicherplatz bietet. Hier kann häufig eine hohe Raid-Stufe verwendet werden, was schon eine gewisse Grundsicherheit bietet. SANs sind direkt an Server (häufig ein Host für die Virtualisierung von Servern) angehängt und bieten besonders hohe Performance bei viel Ausfallsicherheit. Oft werden hier redundante Teile wie Controller, Netzwerkkarte oder Netzteil verwendet. Durch Virtualisierung lassen sich Server von der Hardware abkoppeln und somit eine Hochverfügbarkeit erreichen. Die Preise sind allerdings auch gesalzen. Daher eignen sich SANs eigentlich nur für Vollprofis mit vielen Daten oder Unternehmen mittlerer und größerer Belegschaften.

Schattenkopien

Auf Windows-File-Servern kann man sogenannte Schattenkopien nutzen. Es wird ein Teil der Festplatte für die Versions-Sicherung von Dateien reserviert. Überschreiben Sie versehentlich eine Datei, können Sie ganz bequem über den Windows-Explorer diese Datei in einer früheren Version zurückspielen. Die Anzahl an Versionen und der Zeitpunkt der Sicherungen kann gezielt vorgegeben werden. Sehr praktisch wie ich finde.

Datensicherung auf Band

Die höchste Sicherheit und auch langlebigste Datensicherung bieten Bandmedien. Auf Magnetbändern werden die Daten täglich gesichert und dann die Bänder an einen sicheren Ort gebracht. Die Backup-Sets werden ebenso täglich gewechselt. Dadurch erreicht man eine sehr hohe Sicherheitsstufe zu vertretbaren Preisen.

Inkrementelle Sicherung, Differentielle Sicherung oder Vollsicherung

Es gibt verschiedene Arten eine Datensicherung zu machen. Eine Vollsicherung sichert einmal den kompletten Datenbestand auf das Medium. Eine Zuwachssicherung der inkrementellen Art, sichert täglich das Delta (also den Unterschied) zur letzten Sicherung. Eine differentielle Sicherung sichert alle Zuwächse oder Änderungen seit der letzten Vollsicherung. Welche Variante am sinnvollsten ist, kommt auf die Menge an Daten an und wie häufig Sie Daten ändern. Zumeist wird eine Vollsicherung 1x wöchentlich gemacht und dann täglich eine inkrementelle Sicherung. Manche  machen auch nur eine Vollsicherung und sichern dann über Monate hinweg inkrementell. So hat man viele Versions-Sicherungen über einen langen Zeitraum.

Aufbewahrung der Datensicherung

Wie bereits erwähnt, sollten Datensicherungen auswärts aufbewahrt werden. Das Optimum ist, man schafft sich einen feuersicheren Safe an und stellt diesen an einem anderen Ort auf, als dem Büro. Täglich wechselt man die Sicherungsmedien und hat somit immer eine komplette Sicherung im Safe. Manchmal reicht es auch schon, dass man eine Sicherung mit nach Hause nimmt. Hier sollte man darauf achten, dass der Transport sicher ist und die Daten nicht so sensibel sind, dass ein Verlust gleich den Ruin bedeutet. Die Aufbewahrung in der Cloud ist relativ neu, aber sehr attraktiv. Hat man keine massiven Datenmengen, kann man überlegen, diese Daten auf einem Server im Web auszulagern. Anbieter wie Dropbox oder Google bieten schon kostenlos oder für wenig Geld ansehnlichen Speicherplatz. Achten Sie nur darauf, dass der Anbieter seriös ist. Die Daten lagern schließlich auf einem fremden Server. Die Administratoren dieser Server haben Zugriff auf alle Ihre Daten. Wer da paranoid ist, sollte vielleicht die Finger davon lassen.

Aufbewahrungspflichten für KMUs

In Deutschland gelten besondere Aufbewahrungspflichten für Dokumente verschiedener Arten. Hält man sich als Unternehmer nicht an diese, kann das teuer geahndet werden. Auf Wikipedia finden Sie Informationen, welche Daten Sie wie lange aufbewahren sollten.

Meine Datensicherungs-Empfehlung für KMUs

  1. Sichern Sie Ihre Arbeitsmaschinen durch Raid1-Festplatten.
  2. Verwenden Sie ein NAS und/oder einen Fileserver, damit Sie intern auch Zugriffsrechte sauber steuern können und die Daten durch ein ausreichendes Raid-Level in der Basis geschützt sind.
  3. Verwenden Sie Schattenkopien um sich Zeit bei der Rücksicherung von überschriebenen oder gelöschten Dateien/Ordnern zu sparen.
  4. Sichern Sie abends oder nachts auf eine externe Festplatte. Diese Festplatte ist ihr direkter Zugriff auf eine Datensicherung. Sollten mal Daten verloren gehen, die Schattenkopien zu aktuell sind und Sie keinen aufwändigen Restore durchführen wollen, können Sie mit einer externen Platte schnell Daten zurückholen. Das funktioniert aber natürlich nur, wenn die Datenmenge nicht allzu groß ist.
  5. Sichern Sie auf Magnetbänder. Egal welche Größe ein Unternehmen hat: die Sicherung auf Bänder halte ich für die ideale Lösung. Für relativ wenig Geld gibt es massig Speicherplatz mit langer Lebensdauer. Lagern Sie diese Bänder aus, in einen Safe oder einen anderen sicheren Ort und wechseln Sie täglich das Backup-Set.

Und was ist mit CDs?

Vergessen Sie CDs für die langfristige Datensicherung. Diese optischen Speichermedien lösen sich nach 10 Jahren langsam aber sicher auf und sind somit nicht zuverlässig. Fazit: Überlassen Sie bei der Datensicherung nichts dem Zufall. Es ist Ihre Existenz, die auf dem Spiel stehen kann. Sichern Sie, sichern Sie, sichern Sie…

6 Kommentare

  1. Dr.adam sagt:

    Hallo ! Ich sichere mittels ATI2014 und externer hdd. Gibt es eine Möglichkeit die exhdd nach der Sicherung automatisch zu dekonnektieren und automatisch. wieder zum sichern einzuschalten. ? Wenn das nicht machbar kann ich auf sicherungsprogramm verzichten hüten wenn ich sowieso von Hand arbeiten muss.
    Danke adam

  2. AndreasK sagt:

    Die Datensicherung in einer Firma ist von zentraler Bedeutung und sollte regelmäßig erfolgen. Wichtige Daten sollten auf einen USB-Stick gespeichert werden. In einem Notfall hat man dann sofort alle Daten sicher zur Hand und steht nicht ohne alles da, wenn es mal einen Datencrash geben sollte.

  3. Peter sagt:

    Ich habe damit mal etwas geschlampt. Die Rechnung bekam ich dann.
    Alle daten wegen eines Virus weg. Ja, jetzt mach ichs regelmässig

  4. Nils Grube sagt:

    Prima Tipps.Ich habe das sehr oft vernachlässigt. Ab jetzt werde ich da etwas genauer werden.

    Gruss
    Nils

  5. Richtig. Gerade kleinere Unternehmen oder Selbständige machen sich darüber wenig Gedanken. Auch wenn das Risiko oft gering ist, sollte man dennoch nicht zu nachlässig mit dem Lagern der Daten in Clouds im Ausland umgehen.

  6. Sehr stimmiger Artikel mit vielen Punkte, die ich absolut teile.

    Beim Thema Backup ist auch der Datenschutz nicht zu vernachlässigen. Sind meine Daten sicher gespiegelt? Wer hat im schlimmsten Fall Zugriff darauf? Wie sieht es mit der firmeneigenen Policy aus? Liegen die Daten im In- oder Ausland? All diese Fragen muss man klären, bevor man sich für eine Backupstrategie entscheidet.

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