Grundlagen E-Mail-Marketing für Unternehmen

Kleine und mittelständische Unternehmen können mit ihrer Webseite ihre Umsätze ausbauen. Das funktioniert entweder mit mehr Service, der zur Kundenbindung führt. Oder aber durch die Erweiterung des Einzugsgebietes der Zielkunden-Gruppe von lokal auf maximal Weltweit und durch das anbieten eines Online-Shops. Eine weitere Methode zur Umsatzoptimierung, die besonders effektiv ist, ist das E-Mail-Marketing. Die Grundlagen hierzu, versuche ich in diesem Artikel aufzuzeigen.

Achtung: Dieser Artikel ist veraltet und sollte nicht mehr als Grundlage für Ihr E-Mail-Marketing herangezogen werden. Spätestens mit Inkrafttreten der DSGVO sind einige hier beschriebene Tipps nicht mehr rechtssicher. Ich werde im Laufe der Zeit den Artikel überarbeiten.

Warum ist E-Mail-Marketing für Unternehmen interessant?

Kunden haben normalerweise eine E-Mail-Adresse. Diese in der eigenen Kundendatenbank zu haben, kann Gold wert sein. Wenn Sie alle rechtlichen Vorgaben erfüllen, Ihren Kunden E-Mails senden zu dürfen, haben Sie Zugriff auf eine kostengünstige Methode um Werbung zu betreiben. Der Vorteil gegenüber der klassischen Printwerbung:

• Sie schreiben nur wirkliche Interessenten an (wenig Streuverlust)
• Der Versand ist vergleichsweise kostengünstig
• Die Wirkung kann leichter nachvollzogen werden

Wie kommen Unternehmen an E-Mail-Adressen?

Bevor Sie Ihre Kunden online bewerben können, benötigen Sie deren E-Mail-Adresse. Hier gibt es viele Methoden:

• Fragen Sie bei jeder Gelegenheit nach der E-Mail-Adresse Ihrer Kunden. Das können Sie bei einem Telefonat tun, auf Bestellscheinen, auf Ihrer Internetseite mit einem Newsletter-Anmeldefeld, auf Messen oder wann und wo auch immer Sie Kontakt mit Ihren Kunden haben.
• Bieten Sie Rabatte an oder kostenlose Tipps und Inhalte, um im Gegenzug die Werbeeinwilligung des Kunden zu bekommen.
• Machen Sie eine Verlosung: mit Gewinnspielen kann man sehr gut E-Mail-Adressen generieren. Achten Sie nur darauf, dass die Preise zu Ihrer Zielgruppe passen, um die Qualität der Adressen sicherzustellen.
• Fragen Sie bei Bestellungen auf Ihrer Internetseite, ob der Besteller über Angebote informiert werden möchte.
• Betreiben Sie einen Online-Shop, können Sie Ihren Kunden anbieten, diese über die Verfügbarkeit von ausverkauften oder noch nicht lieferbaren Produkten auf dem Laufenden zu halten.
• Sie können ein sogenanntes Overlay auf Ihrer Webseite einbinden, welches nach 2 oder 3 Klicks aufpoppt und nach der E-Mail-Adresse Ihres Webseiten-Besuchers fragt. Als Anheizer verlosen Sie zum Beispiel eine Kleinigkeit unter allen neuen Newsletter-Abonnenten.
• Haben Sie eine Facebook-Seite? Dann fragen Sie auch dort nach der E-Mail-Adresse Ihrer Fans.
• Durch das Bieten von Rabatten bei Online-Bestellung, lotsen Sie Ihre Kunden auf Ihrer Internetseite und haben so mehr Möglichkeiten die E-Mail-Adresse zu erhalten. Viele Unternehmen nutzen diese Methode.

Dürfen Unternehmen Kunden überhaupt einfach so bewerben?

Sie dürfen in Deutschland Ihre aktiven Kunden bewerben, insofern die beworbenen Produkte/Dienstleistungen verwandt sind mit den Produkten/Dienstleistungen, die Ihr Kunde bei Ihnen erworben hat. Hat Ihr Kunde beispielsweise in Ihrem Gärtnerei-Online-Shop Blumensamen erstanden, dürfen Sie diesen nicht per E-Mail anschreiben, um HD-Fernseher zu bewerben. Die neuesten Rasenmäher hingegen dürfen Sie wiederrum anpreisen, da es sich hierbei um Gartenbedarf handelt. Die deutsche Rechtssprechung ist sehr restriktiv, was die Erlaubnis für B2C E-Mail-Werbung angeht. Nicht-Kunden dürfen Sie nur nach eindrücklicher Erlaubnis anschreiben. Hierzu bietet sich das Double-Opt-In Verfahren an.

D.h., dass die Initiative vom potentiellen Kunden ausgehen muss und er die Bestellung von Werbung oder eines Newsletter bestätigen muss. Haben Sie in einem Bestellformular ein Feld mit dem Hinweis: „Ja, ich möchte weitere Angebote von Firma XY erhalten“, muss dieses Feld vom Webseitenbesucher angehakt werden. Somit also ein Opt-In. Opt-Outs, d.h. der Haken war schon gesetzt und müsste entfernt werden, sind nicht zulässig. Nach abschicken des Formulars, schicken Sie dem Besteller eine E-Mail, in der er durch Klick auf einen Link, diesen nochmal bestätigen kann. Erst dann sind Sie auch langfristig auf der sicheren Seite, die kostbaren Adressen nutzen zu dürfen. Reine Opt-In-Adressen dürfen derzeit auch noch angeschrieben werden. Wie lange das noch der Fall ist, ist allerdings nicht abzuschätzen. Achtung: die hier zu lesenden rechtlichen Informationen bezüglich E-Mail-Versand von Unternehmen an Kunden, haben keinen Anspruch auf dauerhafte Rechtssicherheit. Bitte informieren Sie sich ausführlich zu diesem Thema auf einschlägigen Internetseiten oder fragen Sie Ihren Rechtsbeistand oder Datenschutzbeauftragten, um wirklich sicher zu gehen, alle rechtlichen Vorschriften einzuhalten.

Welche Arten von E-Mail-Werbung gibt es?

Es gibt auch unzählige Varianten per E-Mail Werbung zu betreiben. Ein paar Beispiele:

• Die klassische „Neues Produkt“-E-Mail: Es kommt ein neues Produkt Ihrer Manufaktur auf den Markt? Setzen Sie Ihre Kunden davon in Kenntnis.
• Sonderangebote: Haben Sie beispielsweise zu Weihnachten eine Sonderaktion, benachrichtigen Sie Ihre Kunden darüber per E-Mail. Gut funktioniert bei dieser Werbemethode, Druck auf den Kunden auszuüben, indem eine zeitliche Limitierung vorgegeben ist: „In den nächsten 24 Stunden bestellen und noch 10% Rabatt sichern“. So muss der Kunde gleich handeln und bestellen um das gute Angebot nicht zu verpassen.
• „Ausverkauft“-Benachrichtigung: Ebenso läuft es bei Limitierungen im Stückzahlenbereich. Eine Nachricht wie „Nur noch 10 Stück des genialen Messerblocks“ verfügbar, übt ebenso Druck auf die Kunden aus, zu handeln.
• Nachfassen: Hat Ihr Kunde online etwas bestellt, hindert Sie niemand daran, ihm nicht noch ein besonders tolles Angebot nachzuschießen: „Als Dankeschön für Ihre Bestellung, erhalten Sie bei einer weiteren Bestellung 25% Rabatt auf einen Artikel“.
• Happy Birthday: Wenn Sie nicht nur die E-Mail-Adresse Ihrer Kunden besitzen, sondern auch deren Geburtsdatum, können Sie Geschenke in Form von Sonderangeboten verteilen.

Wie verschicken Unternehmen E-Mails an Kunden?

Haben Sie einen kleinen Verteiler, können Sie dies über Ihr E-Mail-Programm (Outlook, Lotus Notes, etc.) erledigen. Bei größeren Verteilern können Sie entweder professionelle E-Mail-Versender wie Kajomi (sehr zu empfehlen) oder eCircle nutzen oder aber Sie nutzen einen kostenlosen Dienst wie Mailchimp. Bei kommerziellen Anbietern kaufen Sie das Whitelisting (Ihre Mails landen also weniger in SPAM-Ordnern), den Service, Features (wie Nachversand an Nicht-Öffner, Selektionsversand oder Blacklistverwaltung) und Versandgeschwindigkeit ein. Für den Anfang kann es aber sicher auch ein kostenloser Anbieter sein. Hier finden Sie außerdem eine Liste mit den besten Newsletter Tools.

Wie soll eine E-Mail an den Kunden aussehen?

Sind Ihre Kunden weniger visuell anspruchsvoll, kann es durchaus auch eine reine Text-E-Mail sein. Hierzu benötigen Sie keinerlei technischen Background. Normalerweise verschickt man heutzutage allerdings HTML E-Mails. Diese sind optisch ansprechend gestaltbar wie eine Webseite und punkten mit mehr Emotionalität (zum Beispiel durch Bilder und eine schönere Schrift) und mehr Call to Action (also den Hinweis zu Klicken). Anbieter wie Mailchimp bieten bereits Vorlagen, die kompatibel mit den meisten E-Mail-Providern (AOL, Web.de, GMX, usw.) und Programmen wie Outlook oder Lotus Notes sind. Möchte man ein eigenes Layout für die E-Mails erstellen, findet man bei Google & Co. etliche Infos für die perfekte HTML-E-Mail. So zum Beispiel auf der folgenden Seite.

Was gibt es inhaltlich zu beachten?

• Halten Sie sich kurz: Werbe-E-Mails werden in der Regel nur quergelesen und überflogen. Schreiben Sie also keine Romane und kommen Sie auf den Punkt.
• Packen Sie das Wichtigste und den Call-to-Action-Button oder -Link soweit nach oben wie möglich. Kunden die erst nach unten scrollen müssen, lesen unter Umständen gar nicht soweit, bis der Aufruf zum Klick kommt.
• Überladen Sie Ihre E-Mails nicht: Verwenden Sie nicht zu viele, große Bilder. Lange Ladezeiten führen häufig zum Abbruch. Zu viele Informationen überfordern den Kunden, so dass er ggfs. nicht weiß, warum Sie ihn anschreiben.
• Eine gute Betreff-Zeile ist essentiell im E-Mail-Marketing: durch eine passende Ansprache des Kunden, erhöhen Sie die Öffnungsrate Ihres Newsletters. Durch eine persönliche Anrede wie zum Beispiel „Lieber Herr Müller, wir haben ein Geschenk für Sie“, erhöhen Sie ebenso die Öffnungsrate.

Die größten Fehler beim E-Mail-Marketing?

• Adressen klauen
• Adressen bei unseriösen und besonders günstigen Anbietern kaufen oder mieten
• Adressen von Nicht-Kunden anschreiben, für die kein gültiges Opt-In vorliegt
• Opt-Out bei der Adressgenerierung nutzen
• Personen anschreiben, für die ein Werbewiderspruch vorliegt
• Kunden mit zu vielen E-Mails nerven
• Eine schlechte Betreff-Zeile nutzen
• Keinen Abbestellenlink: Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass Newsletter-Abonnenten jederzeit Ihrer Werbeeinwilligung widersprechen können. Diese Möglichkeit bietet man normalerweise am Ende jeder versendeten E-Mail.
• Den E-Mail-Versand nicht analysieren: Checken Sie die Öffnungsraten und Klickraten. Macht niemand ihre E-Mails auf, liegt es vielleicht am Betreff oder weil Ihre Mails immer im SPAM der Empfänger landet. Wird die Mail oft geöffnet aber nie geklickt, spricht das vielleicht für schlechte Angebote oder es sollte vielleicht Ihre E-Mail-Vorlage geändert werden.

Fazit: Das Thema E-Mail-Marketing ist ein sehr umfassendes und lässt sich nicht in einem einzigen Artikel gänzlich behandeln. Ich hoffe ich konnte kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) dennoch einen Überblick verschaffen, was E-Mail-Marketing eigentlich ist, wozu es nützt und wie dieses aussehen kann. Alles weitere kann auf unzähligen Online-Ressourcen oder in Fachbüchern erarbeitet werden.